谭一平

                     假如我谭一平招聘秘书

                  ----《秘书》杂志记者专访

记  者：谭老师，祝贺你新著《职业秘书实务》的出版。

谭一平：谢谢！

记  者：您的《一个外企女秘书的日记》出版后，在我们的读者中引起了不少的反响，两年多过去了，这股热潮似乎还没退尽。现在有许多读者对这么一个问题很感兴趣，作为一个秘书学方面的专家，假如你招聘秘书，你准备招聘一个什么样的秘书？

谭一平：这个问题非常有趣！假如我的“一平工作室”招聘秘书，那我的招聘广告将是这样的：“……秘书的条件是：最好是女性，年龄不少于28岁；外貌端庄，性格开朗，为人稳重；专科以上学历，具备基本的英语水平。”

记  者：按照您说的意思似乎男性不适合当秘书？

谭一平：我并不是说男性不适合当秘书，而是我认为与男性相比，女性做秘书有一些天然优势：第一是女性的语言能力比男性要强一些。秘书处于一个组织的交流中枢，主要工作是与各方面交流沟通，所以对语言能力要求高些是自然的。第二是女性的直觉能力要比男性强一些。秘书工作大多是琐碎的，临时的，在处理这类工作时，更多的是需要直觉和经验。第三是一般的女性没有男性那种“野心”，她们安心做平凡而又具体的工作，久而久之她们会生产一种“管家婆”的心理，因而能对自己的工作精益求精。

记  者：那为什么28岁以下的秘书就不行呢？能说说您的理由吗？

谭一平：我认为一个秘书至少要有5年以上的工作经验才有可能成为一个合格的职业秘书（professional secretary）。刚刚从学校毕业的秘书，她们可能朝气十足，知识新鲜，外语不错，但是，对于一个职业秘书来说，最重要的是经验；28岁以下的秘书不管她悟性多高，毕竟工作年限短，阅历浅。

记  者：您对秘书的外貌似乎不是很在意，只要求“端庄”就行？

谭一平：其实，“端庄”这个标准也不低了。所谓“端庄”，直白地说就是“看着舒服”，因为秘书往往是上司甚至整个单位形象的代言人，如果你自己看着不舒服，那你的客人看着就更不舒服。但是，我对“端庄”的要求，不仅包含有对她身材、五官和肤色的要求，也包括对她谈吐、行为举止、礼仪、衣着打扮，甚至说话的声音和说话时的表情的要求。

记  者：那这个“端庄”也不简单，不过，它与现在很多招聘广告中要求的“气质优雅”还是有距离。

谭一平：我以为“气质优雅”的女人一般只适合做总统夫人，不适合当秘书，成天在办公室“打杂”，抄抄写写。

记  者：您似乎很看重秘书的性格？

谭一平：是的，性格开朗是我选择秘书的必备条件。如果一个人性格开朗的话，那她就能给被钢筋和水泥包围的办公室带来勃勃生机；与此同时，也说明她有一定的交流沟通能力。

记  者：您所说的“为人稳重”具体指什么？

谭一平：简单地说，“为人稳重”就是“成熟”，也就是说她至少是一个已经具备自我管理能力了的社会公民。“为人稳重”主要表现在这么几个方面，一是办事不是毛手毛脚，今天这里给你把文件打一串错别字，明天那里把客户的电话号码少记一位数；二是口紧，看见的当作没看见，不该说的绝对不说；三是不耍小孩脾气，有点小事就跟人家急眼，甚至治气，狐假虎威。

记  者：现在社会上对学历的要求越来越高，为什么您只要求秘书有大专学历就行了？

谭一平：我认为学历不是很重要；因为秘书的经验在学校是学不到的，而且我要的是助手而不是一个学富五车的理论家；有大专以上的学历，就具备了基本的素质和能力。对于一般的初中级秘书来说，与理论相比，经验更重要；与能力相比，态度更重要，而一个秘书的经验和态度与学历没有什么必然的联系。

记  者：如果说学历不代表素质和能力，那英语水平的高低则是能力的重要指标，为什么您也只要求“具备基本的英语水平”就行？

谭一平：作为现代的职业秘书，你当然要会说英语，不然怎么接老外的电话、收邮件和上网查资料？但是，我并不要求秘书能说一口比英国人还英国人正宗流利的英语，因为秘书毕竟只是秘书，既不做专门的业务，更不是职业翻译，所以，只要会说“please this way.”，不对客人说“What' s your name?”这种幼稚没有教养的英语就可以了；她的口语能力能不能直接参与业务谈判那并不重要。

记  者：我觉得从单项来看，您对秘书要求的条件似乎不高，但综合起来看却又很苛刻，即使在北京上海这样的国际化大都市，现在要招聘到这样的秘书也不是件容易的事。

谭一平：我招聘秘书的条件苛刻吗？我觉得不苛刻，其实，我的这些条件也就是职业秘书（professional secretary）的基本条件。所谓职业秘书，并不是说你在从事秘书这种职业，你就可以称之为职业秘书，它是一个秘书素质和能力的综合体现；这就像职业经理人一样，即使你当了一辈子的经理，你也不一定就是个“职业经理人”。

记  者：现在一般人喜欢用“高级”、“商务”或“政务”这类词来界定“秘书”，而您多次提到“职业秘书”这个词，是不是您有自己的用意？

谭一平：我认为我国目前真正的所谓“高级秘书”并不多。在介绍秘书的基础理论时，过份强调“商务”或“政务”这种行业属性没有必要，因为它有可能造成误导。打个这样的比方：如果把政务秘书和商务秘书比作高考前的文科班和理科班的话，那么，对于绝大多数初中级秘书来说，他们都还只是初中生，他们必须学好像语文和英语这样的基础课。

问：我读过您的《职业秘书实务》，觉得她似乎只适合在企业做秘书的阅读，不太适合在政府机关工作的秘书学习。你认为怎样？

答：这是误会。我编著的这本《职业秘书实务》，并不是专门针对公司的“商务”秘书的，它介绍的是一个职业秘书必备的素质和基本的技能。当然，由于经济的迅速发展，特别是企业急需大量的文秘人员，所以，本书所采用的案例都是企业文秘人员所遇到的问题。但这并不意味着它只适合秘书学习。作为政务秘书，当你遇到同样的问题时，你解决的原则和方法也是一样的。

记  者：与一般的教科书相比，您在《职业秘书实务》这本书中似乎加大了如何处理人际关系等内容的篇幅？

谭一平：是的，我认为随着办公自动化程度的提高，IT技术和因特网日益渗透到文秘人员的日常工作与生活之中，在秘书工作中，像打字、存档这类工作的比重正在逐步下降，而在帮助上司收集信息和协调各方面关系等工作在逐步增加，所以，《职业秘书实务》在内容上增加了秘书的素质，特别是对人际关系处理的能力方面的比重。

记  者：好，谭老师，我最后问您一个问题：现在人们都说秘书难做，您的看法如何？

谭一平：我同意这种看法。在现代职场的所有职位中，我以为秘书的生存环境是最艰难的。秘书往往处于一个单位的管理神经中枢，每天上传下达，左迎右送，使得她们必须八面玲珑，左右逢源，另一方面，她们又整天在领导的眼皮子底下工作，不敢有稍微的松懈与马虎，因此，秘书难做这种说法是有道理的。但是，正是因为秘书处在这样一个环境，这对提升她们的素质和能力比一般职位要快得多，所以，做秘书是最有前途的职业之一。这就是许多秘书以“鲤鱼跳龙门”的方式跻身政坛和商界，成为我们这个时代精英的奥秘。

记  者：好，谢谢谭老师您能接受我们的采访。

      稿件来源：一平工作室(www.tanyiping.com)